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Julio 10, 2018

¿Cómo podemos maximizar la productividad durante las reuniones?

Soluciones para que los educadores aprovechen su tiempo de colaboración al máximo.

Los educadores tienen una relación complicada con las reuniones. Desde los maestros y los directivos docentes a los secretarios de educación, los actores del sector educativo son famosos por no contar con el tiempo que necesitan para llevar a cabo todas sus labores y, por lo tanto, se vuelve imprescindible darle el mejor uso posible a su tiempo.

Aunque mucho de ese valioso tiempo es desperdiciado en reuniones, estás resultan ser indispensables para crear lazos profesionales, para compartir conocimiento y para darle una atención más integral a cada estudiante. De ahí la necesidad de que las reuniones sean pertinentes, trascendentes y eficientes.

A continuación, algunos consejos para aprovechar al máximo el tiempo en las reuniones que publicó la Universidad de Harvard en su portal de educación Usable Knowledge. Puede leer el artículo original aquí.

¿Qué hacer cuando hay un silencio incómodo? Usted hizo una pregunta o propuso una idea y luego… nada. ¿Qué puede hacer?

  • Cuente hasta 10. Es común que los silencios parezcan más largos de lo que son en realidad. Es posible que el grupo necesite tiempo para pensar. Darles al menos estos 10 segundos les dará tiempo a aquellos que necesiten procesar más la información antes de participar.
  • Recuérdele al grupo que el silencio no tiene nada de malo y que usted no se siente incómodo esperándolos. Esto les transmite que usted quiere escuchar sus respuestas y que no busca simplemente responder su propia pregunta.
  • Si después de esos 10 segundos el grupo sigue en silencio, pregunte: ¿Está clara la pregunta? ¿Alguien está confundido? ¿No les interesa mucho el tema? Esta es una oportunidad para que usted se dé cuenta de que existen dudas o de que puede haber otro tema que tiene distraído al grupo.
  • A veces los silencios son producto de la confusión. Para facilitar la discusión de temas complejos se pueden utilizar ayudas visuales como listas y mapas conceptuales.

¿Qué hacer cuando la actividad no está funcionando? Usted planeó la reunión, se preparó, presentó sus ideas con entusiasmo, pero el grupo no se ha apropiado de la actividad. ¿Qué más puede hacer?

  • Si no dispone de mucho tiempo, lo mejor es dejar que la actividad siga su curso y usted haga lo posible por terminarla pronto. Al terminar la actividad, pregúntele al grupo en qué falló la actividad.,
  • Si tienen más tiempo y la actividad es larga, busque ayuda en privado. Durante un descanso pídale ayuda a uno de los participantes para entender qué cambios se pueden hacer. Es posible que otra persona se dé cuenta de algún defecto que usted no percibió.
  • Busque ayuda de forma pública. Pregúntele al grupo, ¿cómo hacemos para no dar más vueltas? ¿qué nos ayudaría a profundizar?

¿Qué hacer cuando usted se vuelve el centro de atención? Usted ha dominado la conversación o el grupo parece depender de usted para llegar a todas las respuestas. ¿Cómo puede dinamizar la discusión o hacerla más balanceada?

  • Haga un esfuerzo consciente por devolverle el protagonismo a los otros participantes. Haga preguntas abiertas y espere las respuestas con paciencia. Tome notas mientras los participantes hablan, esto puede que los motive a hacer contacto visual entre ellos dando paso a una discusión entre participantes.
  • Sea transparente acerca de lo que está sucediendo. Diga “bueno, tratemos de crear una conversación entre ustedes, traten de no responderme directamente a mí.”

¿Qué hacer cuando hay un bajón en la energía de la reunión? Los bajones en energía a menudo corresponden a bajones en productividad. ¿Cómo puede reactivar la energía del grupo?

  • Sugiera un descanso de 10 minutos, sobre todo si la reunión ha durado más de 90 minutos.
  • Haga que todos participen. Organice una actividad en parejas o divida a los participantes en grupos pequeños.
  • Haga que la gente se mueva. Usted puede repartir papeles y pedirles a los participantes que peguen sus ideas en las paredes. También puede invitar a los participantes a que se cambien de lugar para que puedan compartir al lado de personas nuevas.
Escrito por
Asesor de Paz y Convivencia de la Fundación Compartir.
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