Se necesita un pueblo para crear un pueblo

El servicio que se les ofrece a los estudiantes de modalidad virtual debe ser una cuestión no solo para aquellos que se centran específicamente en la programación virtual, sino también para los dirigentes y el personal de todos los ámbitos de la institución.

A menudo se asume que el departamento virtual es el que debe ser el  responsable de crear comunidad entre los estudiantes virtuales, pero creo que también debe ser el papel de toda la institución el poder asegurar la cultura y los sistemas para permitir que tanto los profesores como el personal creen y mantengan a todos los estudiantes (tanto virtuales como presenciales) en comunidad.

Aunque es cierto que dentro de las áreas especializadas en enseñanza virtual los integrantes del equipo tienden a estar mejor informados sobre las necesidades del estudiante virtual, estos no pueden trabajar solos para crear y mantener un ambiente acogedor y de apoyo.

Una importante salvedad que aprendí de nuestros estudiantes es que el concepto de comunidad puede significar algo diferente para cada persona. A algunos estudiantes les gusta poder conocer a unos cuantos compañeros de clase con los cuales ellos podrían participar y trabajar durante el programa, y así también poder seguir siendo amigos después de terminar sus estudios; asimismo, otros desean tener más conexión con el cuerpo docente; y los demás prefieren sentirse conectados con el departamento o la institución debido a la tradición familiar y el prestigio de la marca institucional.

En el caso de los programas que administro, muchos de los elementos comerciales y operativos relacionados con la experiencia académica de los estudiantes (fechas límite, fechas de entrega del calendario académico, tarifas, matrícula, etc.) no están sincronizados con la práctica presencial paralela. Para ayudar a hacer frente a esa cuestión, nos aseguramos de que los estudiantes de modalidad virtual reciban una comunicación activa desde el  departamento virtual para que se sientan apoyados y conectados con la institución.

Sin embargo, los estudiantes de modalidad virtual también reciben información, desde las oficinas del campus, que contiene fechas ordinarias y plazos límites las cuales no aplican para ellos con la intención de hacerlos sentir incluidos. La confusión se produce cuando llaman a varias oficinas, ¡quienes pueden no estar al tanto de la comunicación que el estudiante está preguntando!, y estas rápidamente los desfavorecen y toman su valioso tiempo.

Las instituciones que se comprometen a crear comunidad deben hacer que el reconocimiento de los diversos representantes, en sus respectivas ubicaciones, sea una prioridad. Es importante que los directivos de la universidad reconozcan los programas virtuales (incluidos profesores y estudiantes) cuando se habla de institución y de su impacto.

Asimismo, es importante que los dirigentes de cada departamento planifiquen y reconozcan las necesidades de los estudiantes de modalidad virtual tanto en los procesos administrativos como en la comunicación. Debido a la novedad virtual en muchas instituciones, los procesos para aquella práctica virtual son secundarios a la práctica presencial tradicional. Se requiere una cuidadosa planificación, implementación de políticas y procedimientos, además de  capacitación y comunicación para asegurar la inclusión de aquellos estudiantes virtuales.

Esto puede parecer bastante simple pero para muchos es muy difícil manejarlo adecuadamente. El empeño de los departamentos virtuales en fomentar espacios sociales a través de este medio, proponer eventos presenciales, apoyar al gobierno estudiantil virtual y más, puede ser fácilmente frustrado por la confusión y desconexión que surge de las comunicaciones dispares e inconexas provenientes de la institución.

Las mejores intenciones de ser inclusivo también inhabilitan la capacidad de una institución cuando se trata de construir comunidad. Por ejemplo, enviar anuncios a los estudiantes de modalidad virtual a través del correo electrónico sobre un empleador que viene al campus puede parecer inclusivo para el remitente, sin embargo, para el estudiante que se encuentra a cientos de millas de distancia y puede que no tenga recursos para viajar, aquello enfatizaría que está "perdiéndose de algo importante".

Pueden haber dos alternativas para este método: La primera es excluir aquel conjunto de estudiantes de modalidad virtual de la comunicación relacionada con el campus y de la que no los involucra o es superflua. Y la segunda es crear eventos virtuales que tengan el mismo efecto que un evento presencial.

Lo que trato de explicar es que hay eventos y actividades que ocurren dentro del campus o en otros lugares los cuales pueden entusiasmar a los estudiantes respecto a su relación con la institución y fomentar una comunidad que perdure más allá del término de sus estudios. Cuando un equipo u organización tiene éxito, los estudiantes estarán orgullosos de aprender de ello. Por ejemplo, compartir las noticias del equipo ganador de un concurso sobre planes de negocios podría incrementar la confianza de los estudiantes de modalidad virtual, en sus colegas.

Proporcionar información sobre la agenda de deportes, tanto a nivel local como a nivel externo, permite a los alumnos conocer la actividad de la institución más allá de su participación y de una manera en la que puedan compartir su conocimiento con los demás. La invitación a los eventos o las actividades dentro sus áreas, que incluyen (pero no se limitan a) los juegos “por fuera” para equipos deportivos o los eventos no presenciales de otros acontecimientos, pueden involucrar a los estudiantes y ayudarlos a sentirse conectados con la institución. Hemos tenido éxito avisando a los estudiantes sobre aquellos eventos, dirigidos a los exalumnos, dentro de su ubicación geográfica para que puedan conectarse con las generaciones ya graduadas, las cuales ya tienen afinidad con nuestra escuela.

Las personas más cercanas y más familiarizadas con los estudiantes de modalidad virtual, son con frecuencia las que trabajan en el equipo o departamento virtual. Como tal, para que el resto de la universidad entienda las necesidades de los estudiantes de modalidad virtual, los integrantes del equipo, desde el líder hasta el personal de primera línea, deben abogar por su presencia en reuniones en todo el campus relacionadas con los procesos de negocios institucionales que afectan a los (y a sus) estudiantes.

Estas incluyen las reuniones enfocadas en ayuda financiera, políticas de registro o de tesorería, cuentas estudiantiles, sistemas de información, inauguración y asuntos académicos (por nombrar algunas). Los dirigentes del departamento virtual también deben comunicar de manera efectiva el impacto que su unidad proporciona a la institución mientras trabaja para cumplir su misión. Esto garantiza que el liderazgo institucional reconozca las contribuciones de sus departamentos virtuales y entienda las necesidades de los estudiantes de modalidad virtual que no ven los contenidos regularmente.

Cuando el director de la institución reconoce los múltiples tipos de estudiantes bajo su servicio, tanto de modalidad presencial como de modalidad virtual, los estudiantes saben que son una parte importante de la comunidad universitaria. El reconocimiento permite que la actividad de los departamentos en todo el campus promueva el mensaje a través de sus acciones intencionales como se mencionó anteriormente.

El personal y el profesorado del departamento virtual que trabajan para fomentar la construcción de comunidad a través de los canales de redes sociales (existentes o nacionales), actividades en vivo de manera virtual o en vivo presenciales, descubrirán que la afinidad que sienten los estudiantes por la institución puede ser la base para mejorar la construcción de comunidad mediante sus esfuerzos.

El aprendizaje virtual, todavía se considera nuevo en la educación superior; sin embargo, ya no es novedoso para los estudiantes inscritos a través de estas ofertas. Para que las instituciones creen comunidad con éxito, la construcción intencional de cultura, la implementación de sistemas y procesos, y la comunicación, deben existir en todos los ámbitos de la organización diseñados para satisfacer las necesidades de todos los estudiantes que reciben los servicios.

This article was originally published by The EvoLLLution at evolllution.com/revenue-streams

El presente artículo fue originalmente publicado en The EvoLLLution a través del siguiente enlace: evolllution.com/revenue-streams

Autor: Cheryl Oliver, Decana Asociada de Programas Profesionales en Carson College of Business de la Universidad Estatal de Washington

Traducción: Camila Andrea Martínez

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